Dokumentenautomatisierung
Papier rein. Klarer Prozess raus.
Wir machen aus Post, Scans und Dateien verlässliche digitale Abläufe. Dokumente werden verstanden, richtig verteilt und für die nächste Entscheidung vorbereitet.
- Eigener Server möglich
- An bestehende Systeme angebunden
- Mit klarer Freigabe
Dokument erfasst
KI erkanntLieferantenrechnung
- Betrag
- 1.248,30 €
- Fällig
- 14 Tage
- Zuständig
- Buchhaltung
Für Handwerk, Handel, Verwaltung, Zeitarbeit und kleine Teams. Damit niemand mehr Ordner durchsucht, Dokumente weiterleitet oder Zuständigkeiten errät.
Vom Eingang bis zur Erledigung
Ein Scan kann einen ganzen Ablauf starten.
Die Lösung folgt Ihren Regeln, statt Ihrem Team ein starres System aufzuzwingen.
Erfassen
Scans, E-Mails und vorhandene Dateien landen an einem zentralen Ort.
Verstehen
Texterkennung und KI lesen Inhalte, Fristen, Beträge und Zusammenhänge aus.
Verteilen
Regeln weisen Dokumente Personen, Abteilungen und passenden Vorgängen zu.
Erledigen
Antwort, Prüfung oder Buchung wird vorbereitet und sicher freigegeben.
Leistungsbausteine
Dokumente finden. Inhalte verstehen. Arbeit vorbereiten.
Zentrale Ablage
Dokumente, Versionen und Vorgänge bleiben schnell auffindbar.
Volltextsuche
Inhalte statt Dateinamen durchsuchen, auch bei eingescanntem Papier.
KI-Auswertung
Komplexe Dokumente verstehen und Daten in einheitliche Felder überführen.
Klare Zuständigkeit
Automatisch an die richtige Person, Abteilung oder Vertretung verteilen.
Freigaben
Prüfungen, Rückfragen und Entscheidungen als verlässlichen Ablauf abbilden.
Fristen im Blick
Termine erkennen, Aufgaben erzeugen und rechtzeitig erinnern.
Systemanbindung
Erkannte Daten an Buchhaltung, CRM oder bestehende Fachsoftware übergeben.
Eigene Infrastruktur
Auf dem eigenen Server oder in einer passend betreuten Umgebung betreiben.
Infrastruktur und Datenschutz
Ihre Dokumente. Ihre Regeln.
Die Lösung kann auf Ihrer Infrastruktur oder in einer abgestimmten betreuten Umgebung laufen. Rollen, Zugriffe, Sicherungen und Aufbewahrung werden passend zu Ihrem Betrieb geplant.
- Nachvollziehbare Bearbeitung und Freigaben
- Rechte nach Team, Rolle oder Dokumententyp
- KI-Einsatz passend zur Schutzbedürftigkeit
Scan und E-MailIhre DokumentenplattformEigener Server möglich Buchhaltung, CRM und Fachsysteme
Hardware, die zum Ablauf passt
Einlegen. Scannen. Erledigt.
Wir wählen einen schnellen, verlässlichen Scanner, richten die passenden Tasten und Scanprofile ein und verbinden ihn mit Ihrem digitalen Posteingang.
Sie müssen keine Geräte vergleichen oder Einstellungen verstehen. Wir empfehlen die passende Lösung, richten sie gemeinsam ein und zeigen Ihrem Team den einfachen Ablauf.
Scanner und Ablauf besprechenMehr als nur Scannen
Wir räumen den gesamten Posteingang auf.
Gemeinsam entscheiden wir, wie Papier, E-Mails und bestehende Dateien künftig ankommen. Dazu prüfen wir auch digitale Postweiterleitung und Dienste, durch die Briefe gar nicht mehr im Büro landen müssen.
- Welche Dokumente weiterhin ein Mensch prüfen sollte.
- Wo klare Regeln ausreichen und wo KI wirklich hilft.
- Wie Antworten, Buchungen oder Freigaben vorbereitet werden.
- Wie Ergebnisse in Buchhaltung, CRM oder Fachsoftware gelangen.
Konkrete Einsatzfelder
Für Betriebe, in denen Dokumente echte Arbeit auslösen.
Handwerk
Rechnungen, Lieferscheine und Baustellendokumente werden einem Auftrag zugeordnet.
Handel
Lieferantenpost, Verträge und Prüfunterlagen erreichen direkt die zuständige Stelle.
Zeitarbeit
Verträge, Nachweise und Stundenzettel laufen in nachvollziehbaren Vorgängen zusammen.
Kleine Teams
Eingangspost bleibt auch bei Urlaub, Vertretung und Wachstum zuverlässig bearbeitbar.
Ihr Betrieb passt nicht in eine Schublade? Wir schauen uns Ihren tatsächlichen Ablauf an und bauen die Lösung darum.
Eigenen Ablauf besprechenEinführung
Klein starten. Sauber skalieren.
Wir beginnen mit einem echten Ablauf und einer repräsentativen Dokumentenmenge. Erst wenn Erkennung, Zuständigkeit und Freigabe stimmen, folgt der Rollout.
- 01DokumentencheckQuellen, Mengen, Sonderfälle und Zeitaufwand verstehen.
- 02Pilot einrichtenScanner, Regeln, KI und Freigaben mit echten Dokumenten testen.
- 03Systeme anbindenDaten sicher an vorhandene Anwendungen übergeben.
- 04Team befähigenEinführen, dokumentieren und den Ablauf weiter verbessern.
Häufige Fragen
Was vor dem ersten Dokumentencheck wichtig ist.
Ist das eine Software oder eine Dienstleistung?
Es ist eine individuell eingerichtete Lösung. Wir analysieren den Ablauf, konfigurieren Dokumentenverwaltung und Automatisierung, binden Systeme an und begleiten die Einführung.
Kann die Lösung auf unserem eigenen Server laufen?
Ja. Wenn Infrastruktur und Anforderungen dazu passen, ist ein Betrieb auf eigenen Servern möglich. Alternativ planen wir eine betreute Umgebung mit klaren Zuständigkeiten.
Was passiert mit bereits vorhandenen Dokumenten?
Bestehende Archive können strukturiert importiert werden. Umfang, Qualität und notwendige Aufbereitung klären wir vorab anhand einer repräsentativen Stichprobe.
Entscheidet die KI vollkommen selbstständig?
Nur dort, wo Risiko, Datenqualität und Regeln das sinnvoll erlauben. Kritische Schritte behalten eine menschliche Prüfung und dokumentierte Freigabe.
Kümmert ihr euch auch um Scanner?
Ja. Wir wählen geeignete Geräte und Scanprofile aus, richten den Übergang ins System ein und testen den Ablauf mit den Menschen, die ihn täglich nutzen.
Eignet sich das auch für einen kleinen Betrieb?
Ja. Ein klar abgegrenzter Pilot kann bereits einen einzigen zeitaufwendigen Dokumentenprozess vereinfachen und später schrittweise wachsen.
Unverbindlicher Dokumentencheck
Weniger Papier. Weniger Rückfragen. Mehr Zeit fürs Geschäft.
Zeigen Sie uns einen typischen Ablauf. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, wo Sie Zeit, Kosten und Nerven sparen können und womit ein überschaubarer Pilot beginnt.
Ablauf gemeinsam prüfen